「プレゼンが苦手」「会議が長い」この悩み、全て解決します。

介護士の悩み解決

「斎藤さん、話わかりにくい」

「回りくどい、簡潔に喋れ」

 

プレゼン練習で

しょっちゅう怒られてました。

 

そんな私でも出来た

プレゼン、ブログ、会議の場で

「話を簡潔にまとめるコツ」

お伝えいたします。

 

簡潔な話の構成

 

話が逸れないコツはシンプル。

 

  1. 要点(point)
  2. 理由・根拠(reason)
  3. 具体例(example)
  4. 要点(point)

 

この順番で話すこと。

 

上記の頭文字を取って

PREP(プレップ)法とも呼びます。

 

要点

 

話をするときに、

要点(ゴール)を先に伝えます。

 

こうすると

話の方向がズレにくいので

「簡潔に伝える」を

意識するのなら必須です。

 

【例】


今日は「職場の離職率」を下げる

ための施策について話します。

 

理由・根拠

 

「要点」「トークテーマ」を

先に伝えているので、

 

「それはなぜか?」

「どんな話が始まるんだろう」

 

相手を引き込むことが出来ます。

 

先にお伝えした

「要点」に肉付けをしていく

イメージです。

 

【例】


今日は「職場の離職率」を下げるための施策について話します。

 

  1. 新人スタッフの離職原因
  2. ベテランスタッフの離職原因
  3. 今後の取り組み

 


 

このような形で作成すると

話を繋げやすいです。

 

具体例

 

相手にイメージを掴んでもらえるよう、

具体例を付け加えます。

 

理由+具体例の形が

スムーズで頭に残りやすいです。

 

【例】


今日は「職場の離職率」を

下げるための施策について話します。

 

  1. 新人スタッフの離職原因
  2. ベテランスタッフの離職原因
  3. 今後の取り組み

 

1. 新人スタッフの離職原因

・入社前と入社後のギャップが大きい

・こんなにしんどいとは思わなかった

・無理だった

 

2. ベテランスタッフの離職原因

・やりがいがなくなった

・体力的にしんどい

・会社の方針がブレブレ

 

3. 今後の取り組み

これらの現状を踏まえた上で、

「入社前の職場見学」を

「1~2時間程度の職場体験」に。

 

半年に1度、個人面談実施。

「やりたいこと」

「悩んでいること」

これらを明確にする。

 

「活動方針」を知らないスタッフが

大半だったことが判明したので、

 

年度の初めにミーティングで共有し、

運営側とスタッフ側に

認識のズレがあれば都度修正する。

 


 

スライドの資料作成、ブログの構成などは

この流れで進めると脱線しません。

 

要点(まとめ)

 

なんとなく話を聞いている人も多いので、

最後に軽く「まとめ」を入れます。

 

【例】


「離職率の低下」を目指すために

  • 職場体験の実施
  • 半期に一度の個人面談
  • 年度初めの活動方針発表

 

これらを実施し

新入社員・既存社員共に感じる

「ギャップ」の緩和を目指し

働きやすい職場づくりを達成します。

 


 

このような感じです。

 

私は過去に、外部の研修で

この内容のスライドを作って

発表しています。

 

一部ですが、例文として

使用してみました。

 

要点から話さないと…

 

「ゴール」が明確でないので

基本グダグダになります。

 

「あれ、何の話してたんだっけ?」

「なんかつまらないな」

 

どこに向いて歩いているのか

わからないと迷子になります。

 

【(悪い)例】


スタッフの不平不満がとても多い。

仕事が忙しい、ストレスが溜まる。

誰に相談したらいいかわからない。

 

「続けられるかわからない」

「先輩が怖い」という意見もある。

 

辞めていく人が多いので、

なんとかしないといけないと思っています。

 

会社にも悪い部分はあると思うし、

スタッフ側にも

改善すべき点はあるはずです。

 

辞める人はなにか理由があるはずです。

これを解決すべきなんです。

 


 

もはや

「なにが言いたいのかわからない」

 

ただの「愚痴」になってます。

 

これでは単純にわかりにくく、

相手にネガティブな印象を与えて

終わりです。

 

会議時間の短縮にも役立つ

 

私がずっと悩んでいたことですが、

ようやく解決できました。

 

議題を事前に決める

 

「離職率低下について」

今日はこの話しかしません。

 

ハッキリ言い切ること。

 

これをやらないと

「~~さん、最近元気ないよね・・・」

「〇〇のフロア、暇そうじゃない?」

 

話がどんどん脱線して

「なんの集まり」なんだか

わけがわからなくなります。

 

脱線した話がムダとは言いませんが、

他の人の自由な時間を奪っているので

ムダです。

 

会議が終わってから

個別で話しましょう。

 

時間を細かく設定する

 

会議を時短したいなら必須です。

 

18:00~「議題について」

18:05~「新人スタッフの悩み」

18:10~「既存スタッフの悩み」

18:15~「対応策について」

18:20~「質疑応答」

18:30 「会議終了」

 

 

これくらいキッチリ時間設定しましょう。

 

必要な情報をシンプルに話し、

ムダな時間を抑えることで

「会議」の質が向上します。

 

 

おまけに、手短に終わると知れば

参加してくれる人も増えます。

 

1時間、2時間、3時間・・・

これを想像しただけで

誰も「会議」なんか出たくありません。

 

 

すぐに実践できるので、

早速取り入れてください。

 

 

残った課題は次回に持ち越す

 

その日のうちに結論が出ないこともあります。

即座に結論が出ないなら

一旦諦めましょう。

 

その代わり

「納期」を必ず設定すること。

 

「明日までには返事します」

「みんなの意見を聞いて、来週までにまとめます」

 

これでOK。

 

ダラダラと悩まず、

返答に困ったらしっかり持ち越すこと。

 

「納期」が明確で、絶対であれば

上司にも信用してもらえます。

 

曖昧にしたり、ウソを付くより

よっぽどマシです。

 

おわりに

 

今回紹介したPREP法をうまく活用すると

 

【話し上手になる】

【プレゼンがうまくなる】

【会議のムダが省ける】

 

これ以外にも、なにより

「どうやって話をしたら聞いてくれるだろう?」

と、その都度考えなくて済むので

非常に気が楽です。

 

 

日頃から意識して「要点」から話すだけで

相手が受ける印象が変わります。

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